Henkilöstökumppani on arvokas apu, kun tarvitset uusia osaajia tiimiisi. Kokosimme sinulle käytännönläheisen oppaan, jonka avulla kilpailutat onnistuneesti potentiaaliset henkilöstökumppanit ja valitset juuri sinulle sopivan matchin.
Näistä syistä henkilöstökumppanin hyödyntäminen kannattaa
Henkilöstökumppanin hyödyntämiselle on monia hyviä syitä. Aika on niistä kenties kriittisin: usein osaajatarve ilmenee yllättäen, ja puute tiimissä pitäisi paikata pikaisesti. Rekrytointiprosessi kaikkine vaiheineen taas usein vie tätä kallisarvoista aikaa hyvin paljon – ja omatkin työt täytyisi samalla hoitaa. Itse toteutetun rekrytoinnin kustannuksia nostavat kuluneen ajan lisäksi myös ilmoitusten maksut ja mahdolliset henkilöarvioinnit.
Henkilöstökumppanilla taas on kaikki aika käytettävänään sinun tiimisi puuttuvan palasen etsimiseen. Kumppani myös tietää, mistä kanavista ja millä tavoin osaajat milloinkin tavoitetaan tehokkaimmin. Ennen kaikkea henkilöstökumppanilla on jo valmiina laajat verkostot, joiden kautta juuri sinun tarvitsemasi osaaja voi löytyä nopealla aikataululla. Rekrytoinnin ammattilaisilla on viimeisin tieto ja osaaminen alalta, mikä voi osoittautua korvaamattomaksi avuksi yrityksellesi.
Näin teet henkilöstökumppanien alkukarsinnan
Ennen varsinaista kilpailutusta on pakko suorittaa alkukarsintaa, sillä Suomessa toimivia henkilöstöalan yrityksiä on satamäärin. Kenties olet jo törmännyt tähän runsaudenpulaan selatessasi hakukoneen tuloksia? Se, mitkä toimijat kannattaa valita kilpailutukseen, riippuu tietysti yrityksesi tarpeista.
Jos organisaatiollasi on tarve monipuoliselle osaamiselle, kilpailutukseen kannattaa poimia toimijoita, jotka tekevät rekrytointia useille toimialoille. Voit myös rakentaa henkilöstökumppanien portfoliota toimijoista, jotka ovat erikoistuneet aloihin, joiden osaajia yrityksessäsi tarvitaan.
Jos organisaatiosi osaajatarve on hyvin spesifi, kartoita kilpailutukseen toimijat, jotka ovat erikoistuneet tarvitsemaasi toimialaan.
Esimerkiksi me Eilakaislalla olemme erikoistuneet teollisuuden ja logistiikan rekrytointeihin sekä toimisto- ja asiantuntijarekrytointiin kaikenlaisille toimialoille.
Kun löydät alkukarsinnan läpäisevät 3–5 kumppaniehdokasta, voit aloittaa varsinaisen kilpailutuksen.
Näin käynnistät kilpailutuksen – selkeän toimeksiannon ABC
Kun panostat selkeän toimeksiannon laatimiseen mahdollisille henkilöstökumppaneille, saat todennäköisemmin yhdenmukaiset ja helpommin vertailtavat tarjoukset paluupostissa. Selkeä tehtävänanto myös auttaa henkilöstökumppaneita palvelemaan sinua mahdollisimman hyvin.
Määrittele tehtävänantoon ainakin nämä tiedot:
- Tarvitsetko henkilöstökumppanilta projektiluontoista apua vai jatkuvaa kumppanuutta?
- Rekrytoitko yrityksesi omille kirjoille, vuokralle vai sopiiko yhdistelmä molempia parhaiten tarpeisiisi?
- Millainen on yrityksesi tarve: millaisiin positioihin haet osaajia? Kuinka monta osaajaa yrityksesi tarvitsee?
- Onko kyseessä määräaikaisuus vai vakituinen työsuhde?
- Onko työaika osa-aikainen vai kokoaikainen?
- Kerro mahdollisuuksien mukaan taustaa yrityksesi tilanteesta: miksi olette rekrytoimassa juuri nyt? Miksi etsitte uutta henkilöstökumppania?
- Rekrytoinnin alustava aikataulu
- Sovellettavat työehtosopimukset
- Tehtävän palkkataso
Varaudu vastaamaan ehdokkaille mahdollisiin lisäkysymyksiin lähettämiesi tehtävänantojen suhteen. Tehtävänantoa kootessa kannattaakin kuvailla tarpeitasi mahdollisimman tarkasti, jotta prosessi etenee sujuvasti.
Sovi tarjouksista ehdokkaiden kanssa myös erilliset läpikäyntipalaverit. Näin varmistat, että ymmärrät varmasti tarjouksen sisällön ja pääset esittämään lisäkysymyksiä kumppaniehdokkaille. Läpikäynnit voivat myös auttaa näkemään tarjousten välisiä eroja konkreettisemmin. Kokemuksemme mukaan näissä keskusteluissa nousee helposti esiin uusia asioita molempien osapuolien näkökulmista.
Näin vertailet tarjouksia tuloksellisesti
Tarjouksia vertaillessa niitä kannattaa peilata toisiinsa kovien lukujen lisäksi myös pehmeiden tekijöiden kautta. Oikea match ei ikinä ole pelkästä hinnasta kiinni. Mieti siis, mitkä muut asiat ovat omalle yrityksellesi merkityksellisiä. Tässä esimerkkilista tekijöistä, jotka auttavat poimimaan vertailusta sinulle sopivan kumppanin:
Kovat tekijät:
- Hinta ja hinnoitteluperusteet
- Kyky täyttää avoimet työpaikat eli täyttöaste (Psst! Eilakaislan täyttöaste on jopa 75 %, mikä on alan keskiarvoa korkeampi.)
- Henkilöstökumppanin referenssit
- Miten vuokralla olevien työntekijöiden työsuhdeasiat on järjestetty?
Pehmeät tekijät:
- Kuinka joustava kumppani on?
- Vastaako rekrytointiprosessi omia tarpeita ja toiveitasi?
- Kuinka hyvin kumppani painottaa asiakasyrityksen ja kandien arvojen yhdenmukaisuutta rekrytointiprosessissa?
- Kuinka hyvin yhteydenpito toimii? Tarjoaako kumppani nimetyn rekrytointikonsultin yhteyshenkilöksesi? Vai tapahtuuko yhteydenpito puhelinvaihteen kautta?
- Millaisia yrityksen brändi, arvot, ja vastuullisuuden tilanne ovat?
- Viimeisenä muttei suinkaan vähäisimpänä: toimivatko kemiat?
Vanha kunnon Excel on aina hyvä apu vertailuun, niin hintojen kuin kokonaisuudenkin osalta. Jos kaksi kumppaniehdokasta tuntuu tasavahvalta, kannattaa priorisoida omat kriteerit ja vertailla vaihtoehtoja pisteytyksen avulla.
Henkilöstökumppania ovat usein valitsemassa yritysten HR-, talous, tai hankintapäättäjät, rekrytoivat esihenkilöt ja pienemmissä yrityksissä myös toimitusjohtajat. Kokoa näiden joukosta sinun organisaatiollesi sopiva tiimi mukaan päätöksentekoon.
Voit lukea aiemmasta blogistani lisää ajatuksia siitä, mitä kumppanin valinnassa kannattaa ottaa huomioon.
Näin saatat henkilöstöpalveluiden kilpailutuksen maaliin
Onneksi olkoon, olet löytänyt haaveilemasi henkilöstökumppanin! Ennen kuin pääsette aloittamaan rekrytointitarpeidesi ratkomisen, hoida vielä muutama asia kuntoon.
Päätöksistä ilmoittaminen: Ilmoita päätöksestäsi valitun kumppanin lisäksi myös muille kilpailutukseen osallistuneille toimijoille.
Sopimukset kuntoon: Solmi uuden henkilöstökumppanisi kanssa tarvittavat sopimukset. Kertaluontoisen tehtävänannon kohdalla tämä on todennäköisesti toimeksiantosopimus, jatkuvassa yhteistyössä puitesopimus.
Käynnistyspalaveri kalenteriin: Varmista, että sovitte yhteistyön käynnistyspalaverin. Palaverissa voitte sopia yhteiset pelisäännöt ja käydä läpi ensimmäisten hakujen tarkat tiedot.
Kirjoittaja Erik Paasikivi työskenteli toimialapäällikkönä tuotannon ja teollisuuden yksikössämme. Hänellä on usean vuoden kokemus rekrytoinnista ja myynnin tehtävistä henkilöstöpalvelualalta, minkä lisäksi hän on aiemmin toiminut myös ulkoistettujen HR-palveluiden myynnissä.
