Kuinka valita sopiva palveluntuottaja henkilöstöpalvelualalla?

Istuin jokin aika sitten ystäväni kanssa ravintolassa vaihtamassa pitkästä aikaa kuulumisia. Kerroin aloittavani uuden työn Eilakaislalla muutaman viikon päästä. Kaverini ilahtui uutisesta ja keskustelu ohjautui käsittelemään rekrytointia ja henkilöstövuokrausta. Hän sanoi, että olisi todella hauskaa tehdä bisnestä yhdessä, mutta pohti sitä, että mahtaako Eilakaisla löytää työntekijöitä kyseiselle alalle.

Hyvä kysymys. Jäin miettimään, onko sillä mitään väliä, mistä henkilöstöpalveluita ostaa? On tietyille aloille vihkiytyneitä toimijoita, mutta loppukädessähän eri toimijat tarjoavat melko samoja palveluita ja hyvä rekrytointiosaaminen palvelee pitkälti alalla kuin alalla. Kumppaniehdokkaiden suurimmat erot nousevat kuitenkin esiin erityisesti muutamassa näkökulmassa, jotka toivottavasti auttavat erilaisten vaihtoehtojen kartoittamisessa.

Mitä siis kannattaisi ottaa huomioon valintaa tehdessä ja mihin kiinnittää huomiota, jotta pystyt laajasta palveluntarjoajajoukosta valitsemaan omalle yrityksellesi parhaiten soveltuvan? Suosittelen käymään keskustelua hinnan lisäksi ainakin seuraavien kysymysten ympärillä:

1. Mille toimialoille tai millaisiin tehtäviin rekrytoitte?
2. Kuinka todennäköisesti löydätte meille työntekijän ja mistä se johtuu?
3. Miten vuokralla olevien työntekijöiden työsuhdeasiat hoidetaan ja on järjestetty?
4. Joustavuus ja yhteydenpito palveluntarjoajaan?

Mille toimialoille tai millaisiin tehtäviin rekrytoitte?

Monille henkilöstöpalveluita aiemmin hankkineille tämä on selvä asia. Välillä kuitenkin törmää tilanteisiin, joissa asiakas on tehnyt valmiiksi oletuksen, että palveluntarjoaja on keskittynyt johonkin tiettyyn toimialaan ja oletus on ollut väärä. Se selviää kuitenkin kysymällä. Itse kysyisin mahdollisista aiemmista rekrytoinneista tai mahdollisuuksien mukaan referenssiä. Toimialan tai ammattialan tuntemus auttaa potentiaalisten kandidaattien etsimisessä sekä haettavan profiilin ”speksaus-vaiheessa”, eli kun konsultti käy läpi asiakkaan kanssa tarkempaa tarvetta. Esimerkiksi me Eilakaislalla teemme erityisesti toimisto- ja asiantuntijarekrytointeja kaikenlaisille toimialoille.

Kuinka todennäköisesti löydätte meille työntekijän ja mistä se johtuu?

Sopivan henkilön löytymisen todennäköisyyteen vaikuttavat monet tekijät, niin yrityksen sisäisesti kuin ulkoisesti. On hyvä käydä tämä keskustelu, jotta sinulle muodostuu realistinen kuva. Osaava konsultti tai myyjä kertoo mielellään, millä keinoin palveluntarjoaja etsii potentiaaliset henkilöt ja osaa tarjota palveluvalikoimastaan juuri oikeat työkalut. Usein alan yritysten asiakastyytyväisyyden taustalla vaikuttaa vahvasti juuri asiakkaiden tyytyväisyys rekrytointien onnistumiseen, joten suosittelen tiedustelemaan tätäkin. Fill rate, eli millä prosenttiasteella avoimet paikat täytetään, on alalla tyypillisesti käytetty mittari kuvaamaan tätä. Meillä keskiarvoinen luku on noin 75 %.

Miten vuokratyöntekijöiden työsuhdeasiat hoidetaan ja on järjestetty?

Työntekijöiden hyvinvointi ja tyytyväisyys työnantajaansa on palvelun sujuvuuden kannalta erittäin tärkeässä asemassa ja lisäksi puskaradio hyvästä työnantajasta helpottaa tulevien rekrytointitarpeiden täyttämisessä. Esimerkiksi miten työterveyshuolto on järjestetty ja minkälaisia työsuhde-etuja palveluntarjoaja pystyy järjestämään? Entä millä tavalla yhteydenpito työntekijän ja palveluntarjoajan (työnantajan) välillä toimii? Hyvin toimiva yhteistyö kaikkien kolmen osapuolen välillä mm. työsuhdeasioissa, perehdytyksessä ja työviihtyvyydessä sitouttaa työntekijää, mikä vaikuttaa positiivisesti myös asiakastyytyväisyyteen ja talouteen.

Palvelun joustavuus ja yhteydenpito palveluntuottajan kanssa?

Odotatko ripeää ja henkilökohtaista palvelua tutulta asiantuntijalta vai kaipaatko työpäivän lomaan rentouttavaa jonotusmusiikkia? Ostatko mieluummin nopeasti valmiiksi paketoidun kokonaisuuden vai hyödytkö enemmän huolellisesta kartoitusprosessista ja juuri teille suunnitellusta ratkaisusta? Joissain tilanteissa omaa tarvetta voi olla jopa haastava yksin määrittää ja kuvata, jolloin palvelun räätälöitävyys yhdessä on tärkeää. Toisaalta joskus voi olla tarve kokonaisen palvelukokonaisuuden ulkoistamiselle. Mahdollistaako palveluntarjoaja tämän ja miten se toimii? Lisäksi myös mahdolliset tilapäiset poissaolot ja niihin liittyvät käytännöt voi olla hyvä selvittää, sillä joskus ennakkoon määritetty sijaistussuunnitelma voi olla kultaakin kalliimpi.

Näillä keskustelunaiheilla pääset jo aika hyvin kartalle siitä, miten henkilöstöpalvelut voivat erota toisistaan ja helpotat valinnan tekemistä juuri omalle organisaatiollesi sopivimman palveluntuottajan löytämiseksi. Meillä Eilakaislalla muuten NPS-luku (Net Promoter Score tai suomeksi suositteluindeksi) vuodelta 2020 oli 84, kun 100 on maksimi. Se on mielestämme hieno osoitus siitä, että meille on päätynyt monia sellaisia asiakkaita, joille me olemme olleet juuri oikea valinta.