Työnhakuasiakirjoissa hakijalla on runsaasti mahdollisuuksia tuoda esiin osaamistaan, potentiaaliaan, motivaatiotaan ja tavoitteitaan. Kun nämä on kerrottu selkeästi auki hakemuksessa, on hakemuksen käsittelijän sujuvaa arvioida sitä, vastaako kyseinen tehtävä näkymineen hakijan soveltuvuutta. Ihanteellista on, kun hakijan urapolun suunta ja tavoitteet vastaavat tehtävän tarjoamia mahdollisuuksia. Näin voidaan arvioida hakijan motivaatiota, työssä viihtymistä ja työssä menestymistä. Lue vinkkini, mitä työhakemusten käsittelyssä kannattaa ottaa huomioon!
- Kriteerit oltava tiedossa
Hakemuksia yhteen tehtävään voi tulla runsaasti. Jotta hakemuksia voi ryhtyä käsittelemään tehokkaasti, on tärkeää, että hakemusten käsittelijä on tietoinen kriteereistä, joita hän käyttää peilatessaan hakemuksia haettavana olevaan tehtävään. Kriteereitä ovat, avoimesta tehtävästä riippuen, esimerkiksi koulutus, työkokemus, IT-osaaminen, kielitaito, persoona ja tavoitteet. Erilaisten kriteereiden painoarvo vaihtelee tehtäväkohtaisesti. Kriteereiden sisällä on myös hyvä tunnistaa niiden painoarvot suhteessa toisiinsa. Toisinaan esimerkiksi persoona on haun tärkein kriteeri, toisinaan taas IT-osaaminen – kyse on kokonaisuudesta. On hyvä osata arvioida, mitä osaamista tai kokemusta hakijalla on oltava ja toisaalta mitä tehtävässä voi oppia – hakemusten käsittelyssä tämä heijastuu hakijan kokonaispotentiaalin arviointiin. - Ota käyttöösi rekrytointityökalu
Tarkoituksenmukainen hakemusten käsittelyyn kehitetty järjestelmä tukee hakemusten laadukasta, tietoturvallista ja tehokasta käsittelyä. Sen avulla on sujuvaa jaotella hakemuksia, suunnitella hakemuskohtaiset jatkotoimenpiteet ja ylläpitää kokonaiskuvaa käsittelyprosessista. Tämä tuo prosessiin fokusta ja ripeyttä. Hakemusten jaottelussa punaisena lankana on se, onko hakija hakemuksensa perusteella tehtävään potentiaalinen vai ei, ja näiden väliin voidaan tehdä kategoria hakijoille, joiden kohdalla on potentiaalin lisäksi hieman epäselvyyksiä. - Varmista, että työhakemus keskustelee ilmoituksen kanssa
Käsittelyprosessissa arvioi ensin joko CV tai hakemuskirje – olennaista on, houkuttaako toisen lukeminen perehtymään myös toiseen. Kiinnitä huomiota siihen, onko hakemusta tai CV:tä sujuvaa lukea, onko se johdonmukainen ja kyseiseen tehtävään räätälöity. Räätälöidyn hakemuksen tunnistaa siitä, että se keskustelee hakuilmoituksen kanssa. Tärkeää on ehyt kokonaisuus, eli hakijan hakuasiakirjojen ristiriidattomuus. Nämä hakijat ovat ensimmäiset jatkoon pääsijät. - Jatka hakemusten jaottelua potentiaalin mukaan
Kun hakemuksia jaotellaan niissä ilmi tulevan potentiaalin mukaan, tarkastellaan hakijan hakemuksessaan avaamaa työhistoriaa, työhön liittyviä kiinnostuksen kohteita sekä muuta osaamista. Näiden tarkastelussa keskitytään paljolti työkokemuksen sisältöön – mitkä ovat olleet työtehtävien päävastuualueet, ja millä tavoin CV:ssä on kiteytetty tehtävässä onnistuminen. - Muista motivaatio!
Jaottelua tehtäessä merkittävä tarkastelukohde on myös motivaatio. Työnhakijan motivaatiotekijöiden tulkinta on sen varassa, mitä hakija itse tuo ilmi hakemuksessaan: korostuuko hakemisessa yleinen työnhakumotivaatio vai motivaatio hakea juuri kyseistä tehtävää juuri kyseisestä organisaatiosta. Aina näitä ei ole kerrottu selkeästi tai riittävästi hakemuksessa, jolloin kyseisen hakijan kohdalla soveltuvuus on epävarmaa. Pelkkä lueteltu työhistoria ei välttämättä kerro esimerkiksi siitä, mihin urallaan pyrkii. Myös palkkatoive on yksi indikaattori siitä, mitä hakija tehtävältä odottaa. Potentiaalisimpien hakijoiden kategoriasta on sujuvaa tehdä lopullinen arvio työhaastatteluun kutsuttavista henkilöistä.
Työhakemusten käsittelyssä on siis tärkeää tietää avointa tehtävää koskevat kriteerit, joiden perusteella hakijoiden potentiaali on arvioitavissa. Hakemusten käsittelyyn on hyvä olla käytössä sitä varten luotu sähköinen järjestelmä eli rekrytointityökalu, jotta tietoturva ja sujuva hakijaviestintä tulevat huomioitua. Punaisena lankana potentiaalin arvioinnissa varmista, että hakemus keskustelee työpaikkailmoituksen kanssa, ja siinä korostuvat oikeat asiat kyseistä tehtävää ajatellen.
Kirjoittaja Anne Suolanko työskenteli henkilöstökonsulttina Eilakaislalla.
