Etätöiden tekeminen on yleistynyt viime vuosina ja erityisesti pandemian aikana siinä otettiin suuri harppaus. Nykyiset viestintäkanavat tukevat todella hyvin töiden tekemistä myös etänä ja saman tiimin jäseniä voikin istua eri puolilla Suomea. Esihenkilötyössä tämä tarkoittaa uusia haasteita ja työtapoja. Etätyön johtamiseen liittyy monia eri osa-alueita, joista olen nostanut tähän blogiin kolme.
Me Eilakaislalla olemme auttaneet asiakkaitamme näiden haasteiden taklaamisessa erilaisilla työyhteisövalmennuksilla. Esimerkiksi Provincia Oy, jota olemme iloksemme saaneet valmentaa, panostaa vahvasti esihenkilötyöhön ja sen kehittämiseen. Etätyön johtaminen onkin ollut heidän valmennuksessaan mukana yhtenä tärkeistä teemoista.
Perinteisesti työhyvinvointikyselyissä viestintä ja vuorovaikutus ovat ne aiheet, joissa on aina parannettavaa. Etätyössä viestinnän merkitys korostuu entisestään. On hyvä olla yhteisesti sovitut viestintäkanavat ja selkeä ohjeistus, mitä viestitään missäkin. Esimerkiksi säännölliset tiimipalaverit ovat yleisesti käytössä oleva keino, jolla varmistetaan, että tieto kulkee kaikille.
Tekoäly taas auttaa tekemään palaverista muistiinpanot, jotka on helppo jakaa mahdollisesti lomalla oleville tiimiläisille. Yhteisten tiimisten lisäksi on hyvä muistaa jokaiselle tiimiläiselle omat 1to1-keskustelut. Siitä, mitä organisaatiossa tapahtuu ja miten päätökset vaikuttavat työntekoon on hyvä informoida kaikkia yhteisissä tiedotustilaisuuksissa ja kanavissa.
Virallisemman viestinnän lisäksi on hyvä kannustaa myös muuhun yhteiseen viestintään ja kuulumisten vaihtoon. Tässä on oivana apuna muun muassa tiimin yhteiset aamukahvihetket, joissa kokoonnutaan Teamsin välityksellä vaihtamaan arkisia kuulumisia kiinnostavista aiheista. Lyhyessä palaverissa ei tarvitse olla valmista agendaa, kuten ei ole perinteisissäkään kahvipöytäkeskusteluissa.
Luottamuksen rakentaminen vaatii panostusta etäjohtamisessa. Tutkimusten mukaan tämä vie neljä kertaa enemmän aikaa kuin lähitiimeissä. Luottamuksen rakentamisessa etänä auttavat muun muassa yhdessä rakennetut pelisäännöt sekä selkeät tehtävänkuvat, vastuut ja tavoitteet. Työntekijöitä on hyvä osallistaa suunnitteluun ja päätöksentekoon.
Vaikka fyysinen läsnäolo puuttuu, säännöllinen viestintä on tärkeää. Avoimuuden ja rehellisyyden tärkeys kaikessa viestinnässä korostuu ja samalla vaaditaan kaikilta tiimiläisiltä entistäkin enemmän itseohjautuvuutta. Aktiivinen vuorovaikutus synnyttää luottamusta ja auttaa tiimiä säilymään yhteisöllisenä etäisyyksistä huolimatta. Jokaisen on hyvä tehdä päätös, että luottaa tiimiläisiin ja jokaisen tekemiseen. Myös positiivinen palaute ja tunnustukset työntekijöiden panostuksesta ovat tärkeässä roolissa. Kun tiimissä on turvallinen ilmapiiri, kaikki voivat ilmaista mielipiteensä avoimesti.
Työhyvinvointi on myös etätöissä erittäin tärkeää ja vaikuttaa suoraan työntekijöiden tyytyväisyyteen sekä tehokkuuteen. Esihenkilön tehtävänä on varmistaa, että kaikilla tiimiläisillä on käytössään tarvittavat resurssit ja tuki etätöissä. Selkeät tavoitteet, säännöllinen vuorovaikutus ja aktiivinen kuunteleminen ovat avainasemassa.
Etätyö haastaa osaa tiimiläisistä taukojen osalta ja onkin hyvä, että esihenkilö muistuttaa taukojen tärkeydestä. Työntekijöiden työhyvinvointia voidaan tukea myös tarjoamalla mahdollisuus joustaviin työaikoihin.
Työyhteisövalmennuksissa pureudumme muun muassa näihin aiheisiin ja pohdimme yhdessä asiakkaan kanssa, minkälaiset toimintamallit juuri kyseisessä organisaatiossa toimivat ja palvelevat tavoitteita. Erilaisissa tiimeissä luonnollisesti keinotkin voivat olla hieman erilaisia. Käydään seuraavaksi yhden asiakkaamme tarina läpi!
Osana Provincian projektia saimme pitää heidän esihenkilötiimille etätyönjohtamiseen liittyvän valmennuksen. Valmennuksessa saimme aikaan todella hyvää keskustelua ja oli ilo huomata, kuinka kaikki esihenkilöt olivat jo panostaneet asiaan ja halusivat tarjota tiimeilleen aina vain parempaa esihenkilöpalvelua.
Provincian henkilöstöjohtaja Sanna Nieminen kertoo, että hybridityön johtaminen on Provinciassa hyvin ajankohtainen asia. Osalle esihenkilöistä se oli erittäin tuttu toimintamalli aikaisemmista työpaikoista, osalle uudempi tilanne. "Halusimme tähän valmennuskumppanin, joka osaa nostaa oikeita huomioita ja ohjeita hybridityöskentelyyn. Suurimmat haasteet ovat varmasti kohtaamisissa – miten luoda luottamus ja side työntekijään, jos ollaan vain etänä. Valmennus osoitti, että tämä on mahdollista, kun huomioi tietyt seikat. Uskoisin, että valmennus toi vahvistusta ja varmuutta siihen, miten mitä asioita arjessa tulee huomioida", Nieminen kertoo.
Valmennukseen osallistuvat esihenkilöt olivat aktiivisia keskustelijoita, kun kävimme läpi esimerkiksi luottamuksen rakentamista, vuorovaikutusta ja viestintää, itsensä johtamista, työhyvinvointia ja erilaisuuden hyväksymistä etätöitä johdettaessa. Niemisen mukaan valmennuksen suurin hyöty on ollut yhteinen keskustelu ja sen kirkastaminen, miten Provinciassa johdetaan hybridityötä. Valmennuksen lopussa totesimmekin kaikki yksissä tuumin, että keskustelu oli niin antoisaa, että sitä voisi jatkaa pidempääkin.
Provincia aikookin panostaa valmennuksiin myös jatkossa ja Nieminen kertoo, että ensi vuodelle he ovat suunnitelleet kattavampaa esihenkilövalmennuskokonaisuutta, jonka teemoina ovat muun muassa oma johtajuus, vastuut ja velvollisuudet, tiimin motivointi, viestintä ja vuorovaikutus, palaute ja hankalat tilanteet.
Kuulostaisiko tämä sopivalta myös teidän organisaatiollenne?