Edessäni istuu erään helsinkiläisen yrityksen talousjohtaja, joka on juuri kertonut sijaistushaasteista heidän aulassaan. Eniten häntä ovat stressanneet sunnuntai-iltana tulleet sairausilmoitukset, kun pitäisi ratkaista, kuka aamulla klo 8 ottaa yrityksen aulan ja puhelinvaihteen hoitaakseen.
Aula toimii yrityksen käyntikorttina sekä yleensä myös ensikontaktina sisään tulevalle vieraalle. Ei ole siis samantekevää, millaisen vastaanoton vieras saa tai miten puhelinvaihteeseen vastataan. On tärkeää, että laadukas aulapalvelu sujuu myös vakituisen työntekijän ollessa poissa, sillä palvelussa epäonnistuminen voi tulla kalliiksi, pahimmillaan mahdolliset tilaukset voivat jäädä tekemättä.
Monissa yrityksissä aulan tehtävän sijaisuus on ratkaistu jonkin hallinnontiimin avulla. Tässä helsinkiläisessä yrityksessä taloustiimin jäsenet sijaistivat vuorotellen aula-assistentin ollessa sairaana tai muuten poissa. Sijaistusvuoro tuli usein yllättäen eikä siihen ehtinyt varautua omien töitten kannalta. Näiltä päiviltä omat työt jäivät tekemättä ja kuormittivat seuraavia päiviä tai muita tiimiläisiä. Sijaistamista ei myöskään pidetty mielekkäänä, sillä he kokivat itsensä ja osaamisensa aulassa epävarmaksi.
Me Eilakaislalla voimme olla tähän avuksi ulkoistetun aulapalvelumme avulla. Aulapalvelu-konseptimme on pitkän kokemuksen ja laadukkaan tekemisen tulos. Palvelu on aina muokattavissa asiakkaan tarpeisiin toteuttamaan asiakkaan määrittelemää palvelutasoa. Meillä työntekijöinä ja sijaisina toimivat asiakaspalvelun ammattilaiset, jotka ymmärtävät aulan tärkeyden yrityksen toiminnan kannalta.
Helsinkiläisen yrityksen talousjohtaja nauttii nykyään sunnuntai-illoistaan ulkoistettuaan yrityksensä aulapalvelun Eilakaislalle. Nyt hänen ei tarvitse enää kantaa huolta aulan sijaisuuksista, vaan hän voi luottaa siihen, että asia on hoidossa ja vakituisen henkilön poissa ollessa aamulla aulassa hänet vastaanottaa tuttu sijainen. Talousjohtaja kertoi myös tiiminsä viihtyvän töissä aiempaa paremmin, kun he saivat nyt keskittyä omiin tehtäviinsä eikä heidän tarvinnut enää kinastella aulan sijaistusvuoroista.
Yhdessä myös aloimme kehittää aulan toimenkuvaa, puheluiden lisäksi asiakkaita palvellaan nyt myös chatissa. Aula-assistentin hoidettavaksi on voitu kätevästi siirtää avustavia tehtäviä myös muilta tiimeiltä, jolloin heidän työaikaa on vapautunut avaintehtävien hoitoon ja yrityksen toimintaa on saatu tehostettua. Myös aula-assistentti on viihtynyt monipuolisessa tehtävässään erinomaisesti.
Meillä Eilakaislalla on pitkä ja monipuolinen kokemus ulkoistetun asiakaspalvelun hoitamisesta. Varmistamme aina riittävän määrän osaavia, juuri sinun yrityksesi asiakaspalveluun perehdytettyjä asiakaspalvelun ammattilaisia varmistamaan palvelun laatu joustavasti ja kustannustehokkaasti. Laadukas ja helposti saavutettava asiakaspalvelu on helppo toteuttaa kanssamme. Miten teidän yrityksenne aula toimii ja kuinka teillä aulan resursointi hoidetaan? Haluaisitko kuulla lisää palvelustamme?
Lue lisää aula- ja toimistopalveluista >
Kirjoittaja Anna Nikkinen työskenteli Eilakaislalla palvelupäällikkönä. Hänellä on vuosien kokemus henkilöstöpalvelualalta.