Kun yritys kasvaa ja kehittyy, tulee hetki, jolloin henkilöstöhallinnon eli HR:n järjestelmällinen ja strateginen hoitaminen nousee keskeiseksi kilpailueduksi. HR-funktion perustaminen voi olla ratkaiseva askel kohti organisaatiosi menestystä, olipa kyseessä sitten aloittava yritys, joka on siirtymässä seuraavalle tasolle tai vakiintunut yritys, joka haluaa tehostaa toimintojaan.
Miksi HR-funktion perustaminen on tärkeää?
Henkilöstöresurssien hallinta on muutakin kuin palkanlaskentaa ja työsuhdeasioiden hoitamista. Se on keskeinen osa yrityksen strategiaa, joka vaikuttaa suoraan organisaation kulttuuriin, työntekijöiden hyvinvointiin ja yrityksen kykyyn houkutella sekä pitää kiinni huippuosaajista. Ilman hyvin toimivaa HR-toimintoa yritys saattaa jäädä jälkeen kilpailijoistaan, joilla on selkeä ja jäsennelty lähestymistapa henkilöstöjohtamiseen.
Milloin oma HR kannattaa palkata?
Monelle yritykselle tulee vastaan piste, jossa HR-toimintojen keskittäminen yhden tai useamman omistautuneen henkilön vastuulle on välttämätöntä. Kovin usein yritykset havahtuvat tarpeeseen liian myöhään ja HR hankintaan ratkaisemaan jo havaittuja ongelmia eikä ennaltaehkäisemään niitä. Tässä on muutama merkki siitä, että oma HR-henkilöstö saattaa olla tarpeen:
- Yrityksen nopea kasvu: Kun yritys kasvaa yli 40 työntekijän rajan, HR-tarpeet monimutkaistuvat. Rekrytointimäärät kasvavat, työsuhdeasioiden hallinta lisääntyy ja työntekijöiden osaamisen kehittämiselle asetetaan yhä suurempia odotuksia.
- Strategiset tarpeet: Jos yrityksen johdossa tunnistetaan, että HR on olennainen rooli strategisten tavoitteiden saavuttamisessa, kuten organisaatiokulttuurin kehittämisessä tai osaamisen hallinnassa. Usein tässä tilanteessa myös yrityksen työnantajabrändi kaipaa selkeyttä. Oma HR-ammattilainen voi auttaa viemään nämä tavoitteet käytäntöön.
- Lainsäädännön ja sääntelyn vaatimukset: Kun yritys kasvaa yli 20 henkilön, henkilöstöhallintoon liittyvät säädökset ja vastuut monimutkaistuvat. Tällöin oma HR-asiantuntija voi varmistaa, että yritys noudattaa ajantasaisesti kaikkia lainsäädännön ja sääntelyn vaatimuksia.
HR-funktion perustamisen vaiheet
HR-perustamisprojekti voidaan jakaa useisiin vaiheisiin, jotka varmistavat, että henkilöstötoiminnot tukevat yrityksen liiketoimintatavoitteita mahdollisimman tehokkaasti.
1. Tarpeiden kartoitus ja tavoitteiden määrittely:
- Ensimmäinen askel on ymmärtää yrityksen nykytila ja tulevaisuuden tarpeet. Tämä sisältää nykyisen henkilöstötilanteen analysoinnin, yrityksen strategisten tavoitteiden tarkastelun sekä sen pohtimisen, miten HR voi tukea näiden tavoitteiden saavuttamista.
2. HR-prosessien suunnittelu:
- Tarpeiden kartoituksen ja analyysin pohjalta suunnitellaan HR-prosessit ja käytännöt, jotka sopivat yrityksen kulttuuriin ja tavoitteisiin. Tähän voi sisältyä esimerkiksi rekrytointiprosessien määrittely, työntekijöiden osaamisen kehittämisen prosessit, suorituksenhallintajärjestelmät sekä palkitsemis- ja kannustinjärjestelmät.
3. Seuranta ja jatkuva kehittäminen ja/tai sopivan henkilön löytäminen organisaatioon:
- Mikään ei ole sen varmempaa kuin muutos. Jatkuva seuranta ja kehittäminen ovat avainasemassa, jotta HR-prosessit pysyvät ajan tasalla ja tukevat yrityksen kasvua ja muutoksia.
- Kun oman HR:n palkkaaminen tulee ajankohtaiseksi, on tärkeä määritellä, millainen osaamisprofiili yrityksen tilanteisiin sopii ja mitä yritys tarvitsee HR:ltä.
Ulkoistaminen: hyötyjä interim-johtajasta tai vuokrahenkilöstä?
Ennen kuin yritys on valmis palkkaamaan oman HR-henkilöstön, on hyödyllistä harkita ulkoistamista esimerkiksi interim-johtajan tai vuokrahenkilön kautta. Tällä lähestymistavalla on useita etuja:
- Nopea käyttöönotto: Interim-johtajat ja vuokra-HR-ammattilaiset voivat aloittaa työnsä nopeasti, tuoden mukanaan kokemusta ja asiantuntemusta heti alusta alkaen. Tämä voi olla erityisen tärkeää, jos HR-toimintoja on kehitettävä nopeasti tai jos yritys käy läpi merkittävää muutosta, kuten fuusiota tai organisaatiomuutosta.
- Joustavuus: Vuokra-HR tarjoaa joustavuutta tilanteissa, joissa HR-tarpeet ovat tilapäisiä tai vaihtelevia. Tämä voi olla ratkaiseva etu esimerkiksi projektien aikana, jolloin tarvitaan ylimääräistä tukea ilman sitoutumista pitkäaikaisiin rekrytointeihin.
- Erikoisosaaminen: Interim-johtajat tuovat mukanaan syvällistä osaamista ja kokemusta erilaisista HR-projekteista, kuten yrityskulttuurin muutoshankkeista, henkilöstön kehittämisohjelmista tai uusien HR-järjestelmien implementoinnista. He voivat auttaa luomaan perusjärjestelmät ja prosessit, joiden päälle oma HR-tiimi voi rakentaa. Interim-johtaja voi myös toimia olemassa olevan henkilöstön mentorina tai neuvonantajana.
- Riskienhallinta: Ulkoistaminen voi vähentää riskejä, sillä väliaikainen HR-ammattilainen tuo mukanaan parhaita käytäntöjä ja voi auttaa välttämään sudenkuoppia, jotka liittyvät HR-toimintojen alkuvaiheen haasteisiin.
Apua löytyy!
HR-funktion perustamisprojekti on merkittävä investointi yrityksen tulevaisuuteen. Hyvin toteutettu HR-strategia voi parantaa organisaation tehokkuutta, lisätä työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutumista sekä tukea yrityksen strategisten tavoitteiden saavuttamista. Päätös siitä, milloin oma HR kannattaa palkata ja milloin turvautua ulkoistettuun apuun, riippuu yrityksen tilanteesta ja tarpeista. Usein paras ratkaisu löytyy näiden yhdistelmästä.
Me Eilakaislalla olemme valmiita tukemaan yritystäsi tällä matkalla, tarjoten asiantuntemusta ja käytännön tukea jokaisessa vaiheessa – oli kyseessä sitten HR-toimintojen käynnistäminen, interim-johtajan tarve tai pitkäaikaisen HR-ratkaisun etsiminen. Lue HR-konsultointipalveluistamme täältä!
Jos olet kiinnostunut kuulemaan lisää siitä, miten voimme auttaa HR-funktion perustamisprojektissa, ota meihin yhteyttä. Voit varata ajan myös suoraan kalenteristani. Tehdään yhdessä yrityksesi kasvutarina todeksi.