"Kyllä se siitä lähtee, syvään päähän vaan!" Oletko sinä kuullut tämän sanonnan ensimmäisenä työpäivänäsi? Toivottavasti et. Syvään päähän sysäämisen sijaan uskon, että jokainen aloittava työntekijä toivoo saavansa mieluummin huolellisen perehdytyksen.
Uuden työntekijän juurruttaminen työyhteisöön käynnistyy jo rekrytoinnista. Heti työsopimuksen allekirjoittamisen jälkeen on kuitenkin tehtävä se todellinen työ kattavan perehdytysohjelman suunnittelemiseksi ja aikatauluttamiseksi. Kuulostaa simppeliltä – silti monessa yrityksessä asiaan ei panosteta riittävästi.
Miksi perehdyttäminen sitten on tärkeää? Huolellisen perehdyttämisen avulla työntekijä valmennetaan työtehtäviinsä sekä tehdään työympäristö, työolot ja oman työyhteisön tavoitteet tutuiksi. Jokaisella uuteen työyhteisöön tupsahtavalla on suuri tarve kuulua joukkoon ja tutustua mahdollisimman pian työkavereiden lisäksi myös yrityskulttuuriin. Mikäli perehdytys jää ohueksi, ei työntekijä välttämättä tunne itseään tervetulleeksi, jolloin myös työpaikan vaihtaminen tulee herkemmin mieleen. Perehdyttämisestä säädetään myös mm. työturvallisuus- ja työterveyslaissa, joten asia on lainkin puitteissa otettava vakavasti.
Organisaatiotasolta tiimin toimintatapoihin ja käytäntöihin
Perehdytysohjelman laadinnassa on tärkeä ottaa kokonaisuus huomioon. Ennen työntekijän aloitusta on syytä hoitaa kaikki tarvittavat työvälineet kuntoon, jotta tietokoneet, puhelimet ja käyntikortit ovat valmiina aloituspäivänä. Ensimmäisenä työpäivänä on hyvä esitellä työntekijät ja tilat sekä tutustua tulevien viikkojen perehdytysohjelmaan, sekä varmistaa, että työvälineet ja yhteydet toimivat sovitusti.
Virallisessa perehdytysohjelmassa on hyvä edetä suuremmista kokonaisuuksista pienempiin aloittamalla yrityksen perusfunktioiden läpikäynnillä eri osastoineen. Samassa yhteydessä käydään läpi yrityksen yleiset tavoitteet, toimintatavat ja käytännöt. Organisaatiotasosta siirrytään oman tiimin toimintatapoihin ja käytänteisiin.
Vasta tämän jälkeen ollaan itse työtehtävään perehtymisen keskiössä. Oman työn tehtäväkokonaisuus, vastuualueet ja tavoitteet ovat ykkösasia läpikäydä oman esimiehen kanssa. On hyvä, että perehdytettävälle on varattu henkilökohtaisia tapaamisia myös niiden kanssa, joiden työt linkittyvät häneen. Koska perehdytysviikot ovat usein hyvin tiiviitä, asioita on hyvä kerrata esimerkiksi muutaman kuukauden päästä työn aloittamisesta. Näin pidetään huoli, että työntekijällä ja esimiehellä on yhteneväinen näkemys, mitä tavoitellaan.
Perehdytyksessä mukana koko organisaatio
Perehdytysohjelmasta vastaa usein esimies, mutta on tärkeää osallistuttaa koko organisaatio uusien henkilöiden integroimiseen. Uuden työntekijän perehdytykseen on varattava riittävästi aikaa, silloin kunnioitetaan myös perehdytykseen osallistuvien kollegojen kiireisiä kalentereita. Hyvin suunniteltu ja aikataulutettu perehdytysohjelma antaa työntekijälle ja organisaatiolle parhaat eväät yhteiselle taipaleelle.
Tiiviin perehdytyksen jälkeen on hyvä antaa aikaa työn omaksumiselle, mutta perehdytyskokonaisuuteen on hyvä palata keskustelun muodossa muutaman kuukauden kuluttua työn aloittamisesta. Näin varmistetaan, että kaikki tärkeät osa-alueet on tullut käytyä läpi ja työntekijällä on tarvittavat tiedot menestyäkseen työtehtävässä.
Ei siis heitetä ketään suoraan altaan syvään päähän, vaan lähdetään mieluummin liikkeelle lastenaltaasta ja edetään syvää kohti sopivin askelin.
Kirjoittaja Johanna Åström työskenteli henkilöstöpäällikkönä Eilakaislalla. Hänellä on vuosien kokemus henkilöstöpalvelualalta.
